Datenschutzhinweis

NiiRo Meeting verarbeitet Termin-, Kontakt- und Antwortdaten ausschließlich zur Terminbuchung, Terminänderung, Erinnerung und nachvollziehbaren Verwaltung des gebuchten Gesprächs.

Die Daten werden profilbezogen gespeichert. Öffentliche Buchungslinks benötigen kein Kundenkonto. Storno- und Umbuchungslinks werden als geheime Tokens erzeugt und serverseitig nur gehasht gespeichert.

Der optionale Termin-Assistent übermittelt die eingegebene Chatfrage, den begrenzten Gesprächsverlauf sowie die auf der Seite sichtbaren Terminarten, Zeitzonen und freien Zeitfenster an Anthropic PBC, das hierbei als Auftragsverarbeiter eingesetzt wird. Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern sollen nicht in den Chat eingegeben werden; die Buchung erfolgt getrennt im Formular. Anthropic PBC kann API-Daten nach den jeweils geltenden API-Bedingungen und Kontoeinstellungen zeitlich begrenzt zur Sicherheits- und Missbrauchserkennung verarbeiten. Die Auftragsverarbeitung und erforderliche Drittlandübermittlungen werden durch die anwendbare Auftragsverarbeitungsvereinbarung sowie, soweit erforderlich, EU-Standardvertragsklauseln oder gleichwertige Garantien abgesichert. Ist die KI nicht verfügbar, antwortet ausschließlich die lokale Terminlogik.

Ohne die Einwilligung aller Teilnehmenden zeichnet NiiRo Videocall keine Audio- oder Videoinhalte auf und speichert sie nicht. Der Basis-Chat wird nur im laufenden Raum zwischen anwesenden Teilnehmenden über Daily.co übertragen; später Beitretende können den Verlauf von noch anwesenden Teilnehmenden erhalten. NiiRo speichert Chatnachrichten nicht. NiiRo verarbeitet nur erforderliche Raum-Metadaten, Rollenstatus, gehashte Link-Tokens und kurzlebige Sitzungstokens. Daily.co verarbeitet den Anzeigenamen sowie technische Verbindungs- und Nutzungsmetadaten. Medien laufen über `eu-central-1` (Frankfurt). Betriebsdaten können außerhalb der EU verarbeitet werden; dazu können Provider-Logs und Accountdaten gehören. Die Verarbeitung ist durch das Daily-DPA sowie EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. NiiRo-Raumdaten werden fristgerecht gelöscht oder anonymisiert.

Aufzeichnung und Mitschrift: Der Gastgeber kann im Videocall eine Aufzeichnung anfragen. Sie startet erst, wenn alle Anwesenden eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); wer später dazukommt, nimmt erst nach eigener Einwilligung teil. Aufgezeichnet wird nur der Ton, kein Bild. Jede Entscheidung wird mit Zeitpunkt, Textfassung und technischer Teilnehmerkennung protokolliert. Daily.co nimmt den Ton auf und erstellt mit Deepgram die Mitschrift (Verarbeitung in der EU, ohne Ausweichen in die USA). Beide Dateien liegen dabei zunächst bei Daily.co in den USA (Amazon Web Services, Region us-west-2) und werden dort gelöscht, sobald sie in unserem EU-Speicher bei Supabase (Frankfurt) liegen, in der Regel nach wenigen Minuten. Scheitert die Übernahme, löschen wir sie dort spätestens nach etwa einem Tag. Anthropic PBC (USA) erstellt als Auftragsverarbeiter aus der Mitschrift eine Zusammenfassung. Beide Übermittlungen in die USA sind durch Auftragsverarbeitungsverträge und EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Mitschrift und Zusammenfassung enthalten die Namen und das Gesagte; Zugriff hat nur der Gastgeber. Ton, Mitschrift und Zusammenfassung werden nach 30 Tagen gelöscht. Die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit widerrufbar (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): im Call, über den Link aus der Bestätigungsmail oder per Nachricht an den Verantwortlichen. Dann wird die Aufzeichnung gelöscht.

Raum-Links: Wer einen festen Raum-Link oder einen Meeting-Link öffnet, bekommt für diese Sitzung eine eigene technische Teilnehmerkennung ohne Namen oder Adresse. Der selbst gewählte Anzeigename geht nur an Daily.co und wird von NiiRo nur gespeichert, wenn das Gespräch mit Einwilligung aufgezeichnet wird. Die Rauschunterdrückung im Call ist freiwillig und wird über Daily.co mit Krisp im Browser des Teilnehmenden ausgeführt. Der Technik-Check öffnet Kamera und Mikrofon nur auf dem eigenen Gerät und überträgt nichts. Wenn der Gastgeber eine Telefonnummer hinterlegt hat, sehen sie nur Personen mit einem gültigen Link im Hilfebereich des Calls. Zur Qualitätsmessung speichern wir je Beitritt anonyme Messwerte (Rolle, Dauer, Fehlercode, Browser- und Systemfamilie) für 90 Tage. Der Gastgeber erhält eine Mail zu jeder Buchung, Änderung und Absage; Antworten darauf gehen an den Gast, Antworten des Gastes an den Gastgeber.

Zusätzliche Gäste erhalten getrennte Terminbenachrichtigungen und bei Videocalls persönliche Zugangslinks. Dafür speichern wir ihre Kontaktdaten, Teilnehmeridentitäten und Zustellstände; Buchungsantworten und Verwaltungslinks werden nicht mit ihnen geteilt. Diese Daten werden bei der Löschung der zugehörigen Gästedaten ebenfalls entfernt. Der Kundenlink wird in der Buchungsmail und im ICS-Kalendereintrag verarbeitet. Der Gastgeber erhält den separaten Host-Link im geschützten Meeting-Dashboard. Für Missbrauchsschutz werden kurzlebige, gehashte Rate-Limit-Metadaten aus IP-Adresse und Browserkennung gespeichert und nach Ablauf des Rate-Limit-Fensters gelöscht.

Auf Anfrage können personenbezogene Buchungsdaten exportiert oder anonymisiert werden. Alte Buchungsdaten können über die Retention-Funktion anonymisiert werden, sobald sie für die Terminabwicklung nicht mehr benötigt werden.